1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est le client (organisme, collectivité, université ou entreprise).
Le prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
2. Données collectées
Les seules données susceptibles d’être traitées sont strictement limitées à :
- fichiers audio ou vidéo transmis par le client,
- contenu textuel associé à la prestation,
- échanges par email nécessaires à l'exécution de la prestation?
- données nécessaires à la facturation et à la relation contractuelle.
3. Finalités du traitement
Les données sont traitées uniquement pour :
- l'exécution de la prestation (transcription, correction, mise en forme),
- la gestion de la relation contractuelle,
- l'établisssement des devis et factures,
- la communication liée à la prestation,
- le traitement des éventuelles demandes de correction ou réclamations,
- le respect des obligations légales et comptables
4. Conservation des données
- Fichiers source (audio, vidéo, documents transmis) : conservation pendant 60 (soixante) jours après livraison, uniquement pour permettre la gestion des corrections ou réclamations.
- Livrables (transcriptions) : conservation pendant 12 (douze) mois après la livraison pour permettre le suivi de la prestation et la gestion d'éventuels litiges.
- Tous ces fichiers peuvent faire l'objet d'une suppression anticipée sur demande écrite du client par mail (sauf s'il y a litige, dans ce cas les livrables seront conservés le temps que celui-ci soit réglé)
- Les fichiers sont téléchargés localement uniquement pour exécuter la prestation.
- Aucune base de données de contenus clients n’est constituée.
- Un fichier de contacts clients est constitué pour la communication et la facturation.
- Données de contact et facturation : conservation pendant la durée légale applicable (notamment obligations comptables jusqu’à 10 ans), puis suppression pour satisfaire au droit à l'oubli numérique / droit à l’effacement (art. 17 RGPD).
Les données peuvent être supprimées avant ces délais sur demande écrite du client, sauf obligation légale ou nécessité liée à un litige en cours.
5. Partage des données
Aucun fichier transmis par le client n’est envoyé à des services tiers, y compris des services d’intelligence artificielle en ligne ou des outils de transcription automatisée hébergés sur Internet.
Le traitement des fichiers est réalisé localement sur l’environnement de travail du prestataire.
6. Sécurité des données
Le prestataire met en œuvre des mesures de sécurité adaptées :
- environnement de travail sécurisé (accès restreint et authentification protégée),
- logiciels régulièrement mis à jour,
- suppression sécurisée des fichiers à l’issue des délais de conservation.
7. Droits des personnes
Conformément au RGPD, toute personne dispose des droits :
- d’accès,
- de rectification,
- d’effacement,
- de limitation,
- d’opposition.
Ces droits peuvent être exercés par email à : contact@claiia.fr
Conformément au RGPD, le client peut demander des informations sur le traitement de ses données si celles-ci sont encore en cours de traitement.
8. Responsabilité
Chaque partie est responsable du respect des obligations qui lui incombent au titre du RGPD.
Le prestataire n’est pas responsable du contenu des fichiers transmis par le client.
9. Contact
Pour toute question relative aux données personnelles : contact@claiia.fr
